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Buen uso de las Listas de Correo

Normas Particulares de la Universidad de Almería

  1. Tamaño de los mensajes.
  2. Temática de las listas.
  3. Descripción del sistema de listas.

Normas Generales de una lista

  1. No olvidar que el otro extremo hay también una persona.
  2. Ser breve.
  3. Los mensajes electrónicos serán un reflejo de quién los escribe.
  4. Contestar a una lista.
  5. Participación.
  6. Documentos adjuntos.
  7. Publicidad.
  8. Usar títulos descriptivos.
  9. Pensar en la audiencia.
  10. Cuidado con el humor y sarcasmo.
  11. Resumir lo que se está contestando.
  12. Reportar los hallazgos.
  13. Apropiación de ideas.
  14. Derechos de autor y licencias.
  15. Firmas.
  16. Uso de siglas.
  17. Criterios de cientificidad en las listas de distribución.

  • Tamaño de los mensajes.

    No envíe mensajes con ficheros adjuntos salvo que sea verdaderamente necesario, y si tiene que enviarlo procure que el tamaño sea pequeño. Piense que en algunas listas de correo electrónico de la UAL hay mas de 600 usuarios, lo que hace que un mail de, por ejemplo, 2 Mbytes enviado a esta lista ocupará en unos instantes 1.2 Gigabytes de disco del servidor de correo. Por limitaciones técnicas, el tamaño máximo permitido de un mail enviado a las listas oscilará entre 100 KBytes y 250 kBytes, dependiendo de la lista en particular. Si debe enviar algo de mayor tamaño, tal vez deba plantearse si el correo electrónico es el medio adecuado para ello. Existen otras herramientas en Internet tales como ftp, web, etc. mas apropiadas. Si desea publicar información en el servidor Web o ftp de la UAL y no sabe como hacerlo puede contactar con el CAU del STIC en el telefono 85999.

  • Temática de las listas.

    No olvide, que las listas de correo electrónico de la UAL son listas temáticas y solo se puede enviar correo que coincida con esta temática. Antes de enviar un mensaje a una lista piense que las personas suscritas a ella se han suscrito por que están interesadas en ese tema por lo que les podría molestar recibir un email que nada tenga que ver con ella. Cuando usted quiera hacer pública una información, lógicamente tendrá interés en que sea recibido por el mayor número de personas posible, pero no por ello debe enviarlo a cuatro o cinco listas. Con ello solo conseguirá: · Enfadar a los usuarios que están recibiendo mensajes que no le interesan · Que muchas personas reciban el mismo email tres o cuatro veces Piense en el derecho de cada persona a recibir en su correo solo lo que desea y a no ser saturada con información que, aunque pueda ser importante, no desea recibir.

  • Descripción del sistema de listas.

    Como suscribirse, enviar correo, Que listas hay, Como acceder vía web, etc.

    INFORMACIÓN

  • No olvidar que el otro extremo hay también una persona.

    A veces es fácil olvidar que hay personas al otro lado de la red. Si se abusa de la ausencia física posiblemente seremos menos ayudados cuando lo necesitemos. Si por cualquier motivo estamos alterados lo mas conveniente será esperar un poco.

  • Ser breve.

    Las frases breves tendrán mas impacto que los largos párrafos, lo cuales, probablemente serén menos leidos.

  • Los mensajes eléctronicos serán un reflejo de quién los escribe.

    Las personas de la red nos conocerán por lo que escribamos y cómo lo hagamos. Se tendrá cuidado con el contenido y ortografía de lo que se escriba para que luego tarde eso no sea motivo de vergüenza.

  • Contestar a una lista

    Antes de contestar a una lista debes de tener en cuenta los siguientes puntos:

    1. La cita completa del mensaje anterior que está replicando es totalmente innecesaria, ya que ha sido recibido por el resto de miembros de la lista. y no aporta nueva información. Por lo tanto se debe de citar sólo lo que se va a contestar.
    2. Es necesario explicitar a quién se está contestando, sobre qué tema, y en que momento de la conversación. Tener en cuenta que algunas veces la Red puede producir malas jugadas y ocasionar retrasos en la entrega de mensajes con lo que la secuencia de recepcion puede perderse.
    3. Si la contestación es personal, lo adecuado es enviar el mensaje a la persona en cuestión.No envies mensajes personales a una lista y evita los dialogos "uno a uno", que pueden no interesar a la mayoria
    4. Responde a cuestiones planteadas en la Lista con hechos probados no con argumentos que los hayas oido de otros.

    5. Informate antes de que las consultas no ha sido respondidas por mas personas. Suele enojar a la gente ver una y otra vez una misma repuesta. Lo mas probable es que las cuestiones sencillas hayan sido respondidas con anterioridad.

    6. Lo más fácil para responder a una cuestión planteada en una Lista es usar la función reply de la interface de email. HAZ UNA PAUSA ANTES DE ENVIAR UNA RÉPLICA A UNA LISTA ya que la mayor parte de las listas incorporan el campo reply-to lo que hará que las réplicas sean enviadas a la Lista.

  • Participación

    Intenta participar de forma adecuada en las listas, no te limites a escuchar sino también en aportar tus opiniones. Es la mejor forma de enriquecer los debates.

    Es recomenable que permanezca una temporada leyendo los temas que se tratan en la lista, antes de participar esté una temporada "escuchando" en la lista, para tener información de la orientación de la misma.

  • Documentos adjuntos.

    Intenta en lo posible no enviar mensajes adjuntos. No quiere decir que esté prohibido

  • Publicidad

    No utilizar la lista para enviar publicidad o ventas de un producto.Estas técnicas son mal vistas por los suscriptores de las listas.

    RedIRIS puede tomar acciones especiales contra los sucriptores de listas residentes en su servidor que envien informacion publicitaria sin el consentimiento del moderador de la misma.

  • Usar títulos descriptivos.

    Los miembros de una lista tienen intereses muy diferentes, por tanto es conveniente poner un tema bien claro, explícito y pertinente en le campo "Subject:" de la cabecera del mensaje.

    La linea Subject de un mensaje debe de ser lo suficientemente limitada y descriptiva como para que el receptor no pierda tiempo en decidir si lo lee o no.

  • Pensar en la audiencia.

    Hemos de tener en cuenta las personas a las que se está enviando el mensaje.No nos debemos de incorporar a una lista inmediatamente, primero "oiremos" y luego participaremos.

    Si se quier hacer una prueba y comprobar si un mensaje alcanza el destino, se pondrá en la linea subject: esto es una prueba . Se intentará no enviarlo a una lista de distribución.

  • Cuidado con el humor y sarcasmo.

    Si el idioma del mensaje no es el nativo, pueden ser mal intrepretadas las palabras. Hay que asegurarse que las expresiones divertidas, no sean entendidas de forma errónea. La red tiene desarrollados unos símbolos para apoyar el significado de las palabras, e.g: ":-)" quiere decir algo gracioso o ";-)" si algo es pícaro etc.

  • Resumir lo que se esta contestando.

    Al contestar un mensaje es conveniente marcar con un símbolo '>' los puntos a los que se está respondiendo para que el receptor lo recuerde, no incluyendo todo el artículo . Se borra lo que no se responda ya que sino se rompe el argumento de respuesta. Se debería de agradecer de forma pública en la lista las personas que respondienron.

  • Reportar los hallazgos.

    Cuando se solícita información de alguien de un grupo es cortesía proporcionar las repuestas obtenidas a los demás personas de ese grupo. La mejor forma de hacerlo es reunir todas las respuestas en un artículo y enviarlo al grupo.

  • Apropiación de ideas.

    En los casos en los que se usan comentarios, ideas o material de otras personas para aportarlo a un Lista, se deberían de remarcar la procedencia.

  • Derechos de autor y licencias.

    Cuando se envia algo a la red, la información es de dominio público. Hay que ser consciente del efecto que puede causar el material que está restringido al ámbito del centro o la empresa.

  • Firmas.

    Deberán de ser cortas. El principal objetivo de las mismas es ayudar a las personas que componen la red a poderse localizar en ésta. Cada firma incluira por lo menos la direccion electrónica y la direccion postal.

  • Uso de siglas

    En el caso de utilizar siglas de instituciones etc vale la pena tener la amabilidad de explicar su significado en la primera aparición de vuestro contexto.

  • Criterios de cientificidad en las listas de distribución
    1. Ser todo lo crítico que se pueda con uno mismo antes de enviar una aportación.
      • Hacer el máximo esfuerzo por detectar errores.
      • Buscar contraargumentos y contraejemplos.
      • Evaluar su interés general.
      • Constatar que tiene una calidad similar o superior a la mayoría de las aportaciones.
    2. Acompañar las afirmaciones que se realicen de su correspondiente explicación y, en su caso, de su breve descripción e incluso, a ser posible, predicción contrastable. No hacer afirmaciones vacías de contenido o meros enunciados de ideas. Todo lo que se escribe tiene que estar argumentado.
    3. Precisar las fuentes de las informaciones como si se tratase de una publicación científica. Al referirse a libros, revistas, direcciones Web, etc., deben proporcionarse los suficientes datos como para que cualquier lector pueda acceder directamente a ellos y constatarlos por sí mismo.
    4. Ser altamente crítico con los mensajes de los demás y buscar permanentemente el mejorar sus contenidos. Esto debe hacerse con un lenguaje sumamente respetuoso, nunca hiriente ni descalificador. Se asume que la imperfección y el error es la situación normal. Los que participan tienen que considerar que una crítica bien fundada es un gran regalo intelectual, por lo que han de estar agradecidos a quien se la realiza.
    Cumplir con estas cuatro reglas mínimas de rigor científico puede parecer al principio algo complicado, pero tras un cierto entrenamiento es posible escribir mensajes con fluidez y rapidez.

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  • PAS
  • PDI
  • Alumnos

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Actualizado por: Área de Comunicaciones del STIC

Fecha: 20 mayo 2014

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